Firme todos los correos de su organización sin pedirle nada a nadie
Sus compañeros olvidan la firma, la pierden al cambiar de teléfono o conservan una de hace tres años. Esta página explica cómo dejarla puesta de una vez por todas, del lado del servidor: cada mensaje sale firmado, con el logotipo y un código QR, y nadie tiene que hacer nada.
Lo que tendrán sus compañeros al pie de sus mensajes
Una firma idéntica para toda la casa, en la que solo cambian el nombre y el cargo de una persona a otra. El código QR lleva a una tarjeta de visita que usted corrige en línea: cambia un número, la tarjeta lo sigue, y los mensajes ya enviados siguen siendo correctos.
Este ejemplo es una firma real, no una imagen. El código QR de arriba funciona, pruébelo.
| CL | Camille Dubois Maestra · Colegio Los Tilos | GetQRcard |
04 222 16 20
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camille.dubois@exemple.be
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exemple.be
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Lo que necesita antes de empezar
La cuenta que gestiona sus buzones de Microsoft 365. Si no sabe si la tiene, intente abrir admin.microsoft.com: si la página se muestra, la tiene.
Una hoja de Excel, Numbers o LibreOffice con el nombre, el cargo y la dirección profesional de cada persona. Nada más.
Mac o PC, da igual. Habrá que ejecutar un solo comando, y está escrito más abajo palabra por palabra.
Calcule con holgura la primera vez. La segunda organización se hace en cinco minutos.
Preparar la tabla de su personal
Abra su hoja de cálculo y haga una fila por persona, con una fila de encabezados arriba del todo. El orden de las columnas es libre, y los acentos y las mayúsculas también: se reconocen solos.
| Columna | Qué se pone |
|---|---|
groupe |
El servicio o la sede, si tiene varias. Opcional. |
civilite |
Sra., Sr. Sirve para concordar el cargo si lo desea. Opcional. |
prenom |
El nombre, tal y como debe aparecer. |
nom |
El apellido. Imprescindible. |
fonction |
Maestra, Director, Secretaría, Contabilidad. |
email |
La dirección profesional, la del buzón de Microsoft 365. Imprescindible. |
telephone |
El número de la centralita, no el de la persona. Suele ser el mismo para todos. |
Guarde después el archivo en formato CSV. En Excel: Archivo, luego Guardar como, luego «CSV UTF-8». El separador y la codificación se detectan solos, no hay nada que ajustar.
Ponga únicamente datos profesionales. El número de la centralita, la dirección del centro, su sitio web. Ningún número privado, ninguna dirección personal: eso es lo que hace la operación aceptable para todo el mundo, y le evita negociar fila por fila.
Una dirección de correo solo puede aparecer una vez. Si dos personas comparten buzón, comparten también la firma: decida quién figura en ella. Los duplicados se rechazan en la revisión, indicándole la fila de origen.
Importar la tabla en GetQRcard
Cree una cuenta, abra «Lotes» e «Importar una organización». Suba su archivo y el logotipo de su organización.
- En esta fase no se crea nada: la pantalla siguiente le muestra lo que se ha entendido, fila por fila, y las filas descartadas con su motivo.
- Lea esa página. Es el único momento en que un error se corrige sin consecuencias.
- Después confirme: tantas tarjetas, fichas de contacto y firmas como filas.
Un PNG con fondo transparente queda mejor que un JPEG sobre blanco, sobre todo para quienes leen el correo en modo oscuro.
Ajustar el aspecto, de una vez por todas
En la pantalla de revisión elige la disposición, el color, el tamaño del logotipo y el del código QR. La vista previa se actualiza con su primera fila: lo que ve es lo que recibirán sus destinatarios. Este ajuste vale para todas las tarjetas del lote, no lo repetirá cuarenta veces.
Use el color de su logotipo. Se comprueba automáticamente: un código QR demasiado pálido deja de leerse con poca luz, y se le avisará antes de crear las tarjetas, no después.
Recuperar los tres archivos
Una vez creadas las tarjetas, la página de su organización ofrece un archivo comprimido con tres ficheros. Descárguelo y guárdelo: le servirá en cada sustitución.
La tabla enriquecida: su archivo de partida más el código corto y la dirección de la tarjeta de cada persona. Es la pieza que une GetQRcard con Microsoft 365. Consérvela.
El script: un archivo de texto que escribe el código corto de cada persona en su buzón de Exchange. Ábralo en un editor si quiere leerlo: solo hace eso, una línea por persona.
El bloque de firma: el código HTML que se pega en Microsoft 365. Una sola firma para todos, con marcas que el servidor sustituye por los datos de cada uno al enviar.
Ninguno de los tres sirve por separado. El bloque de firma busca el código corto que ha escrito el script; sin el script, faltaría el código QR de todo el mundo.
Opcional — el teléfono y el cargo en las firmas
Puede saltarse este paso. Sin él, las firmas ya muestran el nombre, la dirección, el código QR y el enlace a la tarjeta: está todo lo esencial. Solo añade el número y el cargo, y es el único paso del despliegue que exige una línea de comandos.
En Mac
Abra la aplicación Terminal, pegue esta línea y pulse Intro. Instala Homebrew, el gestor de software de macOS. Le pedirá la contraseña de su sesión.
/bin/bash -c "$(curl -fsSL https://raw.githubusercontent.com/Homebrew/install/HEAD/install.sh)"Y después esta, que instala PowerShell:
brew install powershell/tap/powershell⚠️ Después INICIE PowerShell escribiendo esta línea. En Mac, PowerShell no es una aplicación que se abra desde el Launchpad: mientras siga en el Terminal normal, los dos comandos siguientes responderán «command not found». Su prompt debe cambiar y empezar por «PS».
pwshEn PC
PowerShell ya está instalado. Busque «PowerShell» en el menú Inicio, haga clic derecho y elija «Ejecutar como administrador».
Ya está dentro de PowerShell: el prompt empieza por «PS». Pegue estas dos líneas, una tras otra. La primera instala el módulo de Exchange, la segunda le conecta con su organización: se abre una ventana de inicio de sesión de Microsoft.
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement -Scope CurrentUser -Force
Connect-ExchangeOnlineSi la conexión solo ve un buzón cuando usted tiene cincuenta, no es culpa suya: los permisos que acaba de conceder a la cuenta tardan a veces media hora en llegar hasta Exchange. Cierre, tómese un café y vuelva a empezar.
Enumerar los buzones que no deben firmar
Una sola lista, una sola vez: las direcciones que nunca deben llevar firma. La secretaría genérica, el escáner del pasillo, los buzones compartidos, los alias técnicos. Anótelas; las introducirá en el paso siguiente.
- En el centro de administración de Microsoft 365, «Usuarios activos» y «Buzones compartidos» le dan la lista completa. Cuente entre tres y cinco direcciones en un colegio.
- Todo lo demás firmará — incluidas las personas que lleguen el año que viene, sin que usted tenga que volver aquí.
En caso de duda, deje firmar. Un buzón técnico con firma queda feo; una maestra sin firma es un problema que le señalarán.
El teléfono y el cargo proceden de la ficha de Microsoft 365 de cada persona. Son opcionales: una firma sin ellos sigue estando completa — nombre, dirección, QR y enlace a la tarjeta. Vea el paso opcional al final de esta guía.
Crear la regla que firma los mensajes
Es el corazón de la operación y el único punto donde uno puede equivocarse sin darse cuenta. Abra el centro de administración de Exchange, luego «Flujo de correo», luego «Reglas», y añada una regla en blanco.
- Póngale un nombre claro, por ejemplo «Firma — nombre de su organización».
- Condición: «El remitente» y luego «es interno/externo», y elija «Dentro de la organización».
- Acción: «Aplicar una declinación de responsabilidades al mensaje», y pegue el bloque de firma descargado en el paso 4.
- Excepción 1: «El asunto o el cuerpo» y luego «incluye alguna de estas palabras», y copie la frase del enlace que figura en su firma. Sin ella, el bloque se repite en cada respuesta del hilo.
- Excepción 2: «El remitente» y luego «es esta persona», e introduzca las direcciones anotadas en el paso 6.
- Si falla la inserción, elija «Omitir» en lugar de «Rechazar»: un mensaje debe salir aunque la firma falle.
- Guarde y active la regla. Se aplica en unos minutos.
La trampa del menú desplegable
El segundo menú de la acción ofrece dos opciones. Según el idioma de su consola, ambas pueden leerse casi igual, y solo una coloca la firma al final del mensaje. La otra la coloca arriba del todo, antes incluso de su texto. Compare con el esquema:
Coloca la firma ENCIMA del mensaje
Coloca la firma AL FINAL, que es lo que usted quiere
Las etiquetas varían según el idioma de la consola; en francés ambas empiezan por el mismo verbo. La única comprobación válida es un envío real: si la firma aparece encima de su texto, vuelva aquí y tome la otra opción.
Qué aspecto debe tener la regla terminada
Es lo que hace que nunca vuelva por aquí. Una lista de incluidos habría que completarla en cada incorporación — y un colegio recibe un sustituto por semana. Una lista de excluidos no se mueve: los buzones técnicos de una organización son los mismos en junio que en septiembre. Un sustituto que llega en noviembre firma desde su primer mensaje, sin que nadie toque Microsoft 365. Usted solo rellena su ficha en GetQRcard, seis campos.
Evita los duplicados. Si alguien ya ha puesto la firma a mano en su programa de correo, la frase del enlace ya está en el mensaje y el servidor no añade una segunda. También impide que la firma se repita en cada respuesta de un mismo hilo: desde la primera respuesta, la frase está presente en el texto citado.
No pruebe la regla enviándose un mensaje a usted mismo: el mensaje no sale de la organización y el resultado no es representativo. Envíe a una dirección externa.
Comprobar que todo funciona
Tres comprobaciones, en este orden. Llevan dos minutos y le evitan enterarse de un problema por un compañero.
- Desde Outlook en la web, escriba a una dirección de Gmail externa. Ponga una palabra en negrita en el mensaje: eso fuerza el envío con formato.
- Abra el mensaje recibido. La firma debe estar abajo, el logotipo y el código QR visibles, el nombre y el cargo correctos.
- Responda a ese mensaje. La firma no debe aparecer una segunda vez.
Si el código QR aparece roto en Mail de Mac pero se ve bien en Gmail, no es su instalación: ese programa recuerda durante mucho tiempo las imágenes que no consiguió cargar en un intento anterior. Fíese de Gmail.
Avisar a sus compañeros
Envíe un mensaje corto a todo el mundo: la firma se añade sola, nadie tiene que instalar nada, y basta con borrar la antigua si la había. Diga también qué figura en la ficha —nombre, cargo, datos de la organización— y ofrezca a quien lo prefiera la posibilidad de no aparecer. Quien recibe el derecho a negarse casi nunca lo ejerce.
Solo hay un ajuste que quizá deba pedir: en un PC, en Outlook, comprobar que los mensajes se redactan en formato HTML. En el teléfono no hay nada que hacer.
Las incorporaciones a mitad de curso
Recupere su tabla enriquecida, añada la fila de la persona nueva y vuelva a importar. Obtendrá un script actualizado; ejecútelo. La regla no se toca: la persona empieza a firmar porque su campo acaba de rellenarse. Calcule tres minutos.
Las seis trampas, y cómo reconocerlas
Cada uno de estos casos nos costó tiempo en una implantación real. No figuran en ninguna documentación oficial. Si algo no va bien, empiece por esta lista.
Es el segundo menú de la acción, cuyas dos opciones se leen casi igual. Vuelva al paso 7 y tome la otra.
El mensaje se envió en texto sin formato, a menudo desde un iPhone cuando ninguna palabra lleva formato. El servidor aplana entonces la firma. Pida una palabra en negrita en sus pruebas y avise a quienes usan Outlook en PC.
Viene de imágenes con texto alternativo vacío. El bloque que se entrega aquí no tiene ese defecto; si ha modificado el código a mano, vuelva a poner un espacio en cada atributo alternativo.
Exchange Online prohíbe escribir ese campo y remite a otra consola. Por eso el número pasa por un campo libre. No intente forzarlo.
Los permisos concedidos a la cuenta tardan a veces varias decenas de minutos en llegar a Exchange. No hay nada que corregir: espere y vuelva a conectarse.
El programa ha memorizado un fallo de carga anterior. Compruébelo en Gmail: si allí la imagen es correcta, no hay nada que reparar.
Cree el lote de su organización
La importación, las tarjetas, las fichas de contacto y los tres archivos de despliegue están incluidos. Editor asociativo belga, factura a su nombre, datos nunca revendidos.