Onderteken alle e-mails van uw organisatie zonder iemand iets te vragen
Uw collega’s vergeten hun handtekening, verliezen ze bij een nieuwe telefoon, of houden er een van drie jaar geleden op na. Deze pagina laat zien hoe u ze één keer en voorgoed instelt, aan de kant van de server: elk bericht vertrekt ondertekend, met het logo en een QR-code, en niemand hoeft iets te doen.
Wat uw collega’s onderaan hun berichten krijgen
Eén handtekening voor het hele huis, waarbij alleen de naam en de functie per persoon verschillen. De QR-code leidt naar een visitekaartje dat u online corrigeert: een nummer verandert, het kaartje volgt, en de al verzonden berichten blijven kloppen.
Dit voorbeeld is een echte handtekening, geen afbeelding. De QR-code hierboven werkt, probeer maar.
| LS | Camille Dubois Leerkracht · Lindenschool | GetQRcard |
04 222 16 20
·
camille.dubois@exemple.be
·
exemple.be
|
||
Wat u nodig hebt voor u begint
Het account dat uw Microsoft 365-postbussen beheert. Weet u niet of u het hebt, probeer dan admin.microsoft.com te openen: verschijnt de pagina, dan is het in orde.
Een blad in Excel, Numbers of LibreOffice met naam, functie en werkadres van iedereen. Meer niet.
Mac of pc, dat maakt niet uit. Er moet één opdracht worden uitgevoerd, en die staat hieronder woord voor woord.
Reken de eerste keer ruim. De tweede organisatie kost vijf minuten.
De personeelstabel voorbereiden
Open uw rekenblad en maak één rij per persoon, met bovenaan een kopregel. De volgorde van de kolommen is vrij, en accenten en hoofdletters ook: ze worden vanzelf herkend.
| Kolom | Wat erin komt |
|---|---|
groupe |
De dienst of de vestiging, als u er meerdere hebt. Facultatief. |
civilite |
Mevrouw, meneer. Dient om de functie te laten overeenstemmen, als u dat wilt. Facultatief. |
prenom |
De voornaam, zoals hij moet verschijnen. |
nom |
De familienaam. Noodzakelijk. |
fonction |
Leerkracht, directeur, secretariaat, boekhouding. |
email |
Het werkadres, dat van de Microsoft 365-postbus. Noodzakelijk. |
telephone |
Het nummer van de centrale, niet dat van de persoon. Meestal hetzelfde voor iedereen. |
Bewaar het bestand daarna als CSV. In Excel: Bestand, dan Opslaan als, dan “CSV UTF-8”. Het scheidingsteken en de codering worden vanzelf herkend, u hoeft niets in te stellen.
Zet er uitsluitend beroepsgegevens in. Het nummer van de centrale, het adres van de school, haar website. Geen privénummers, geen thuisadressen: dat is wat de operatie voor iedereen aanvaardbaar maakt, en het bespaart u onderhandelingen rij per rij.
Een e-mailadres mag maar één keer voorkomen. Delen twee mensen een postbus, dan delen ze ook de handtekening: kies wie erop staat. Dubbels worden bij de controle geweigerd, met vermelding van de oorspronkelijke rij.
De tabel in GetQRcard importeren
Maak een account aan, open “Reeksen” en “Een organisatie importeren”. Zet uw bestand en het logo van uw organisatie erin.
- In dit stadium wordt niets aangemaakt: het volgende scherm toont wat er begrepen is, rij per rij, en de geweigerde rijen met de reden.
- Lees die pagina. Het is het enige moment waarop een fout zonder gevolgen recht te zetten valt.
- Bevestig daarna: evenveel kaartjes, contactfiches en handtekeningen als rijen.
Een PNG met doorzichtige achtergrond oogt beter dan een JPEG op wit, zeker voor collega’s die hun post in donkere modus lezen.
Het uitzicht instellen, één keer voor allen
Op het controlescherm kiest u de schikking, de kleur, de grootte van het logo en die van de QR-code. Het voorbeeld werkt bij met uw eerste rij: wat u ziet, is wat uw correspondenten krijgen. Deze instelling geldt voor alle kaartjes van de reeks; u doet dit geen veertig keer over.
Neem de kleur van uw logo. Ze wordt automatisch gecontroleerd: een te bleke QR-code laat zich bij weinig licht niet meer scannen, en u wordt verwittigd vóór de kaartjes worden aangemaakt, niet erna.
De drie bestanden ophalen
Zodra de kaartjes bestaan, biedt de pagina van uw organisatie een archief met drie bestanden aan. Download het en bewaar het: u hebt het nodig bij elke vervanging.
De aangevulde tabel: uw oorspronkelijke bestand, plus de korte code en het kaartadres van elke persoon. Dat is het stuk dat GetQRcard met Microsoft 365 verbindt. Bewaren.
Het script: een tekstbestand dat ieders korte code in zijn Exchange-postbus schrijft. Open het in een editor als u het wilt nalezen: meer doet het niet, één regel per persoon.
Het handtekeningblok: de HTML-code die u in Microsoft 365 plakt. Eén handtekening voor iedereen, met merktekens die de server bij verzending vervangt door ieders gegevens.
Geen van de drie werkt alleen. Het handtekeningblok zoekt de korte code die het script heeft geschreven; zonder script zou ieders QR-code ontbreken.
Optioneel — telefoonnummer en functie in de handtekeningen
U mag deze stap overslaan. Zonder deze stap tonen de handtekeningen al de naam, het adres, de QR-code en de link naar de kaart: alles wat er echt toe doet. Ze voegt alleen het nummer en de functie toe, en het is de enige stap van de uitrol waarvoor een opdrachtregel nodig is.
Op een Mac
Open de toepassing Terminal, plak deze regel en druk op Enter. Ze installeert Homebrew, de softwarebeheerder van macOS. Ze vraagt uw sessiewachtwoord.
/bin/bash -c "$(curl -fsSL https://raw.githubusercontent.com/Homebrew/install/HEAD/install.sh)"Daarna deze, die PowerShell installeert:
brew install powershell/tap/powershell⚠️ START PowerShell vervolgens door deze regel te typen. Op een Mac is PowerShell geen app die u vanuit het Launchpad opent: zolang u in de gewone Terminal blijft, antwoorden de twee volgende opdrachten “command not found”. Uw prompt moet veranderen en met “PS” beginnen.
pwshOp een pc
PowerShell is al geïnstalleerd. Zoek “PowerShell” in het startmenu, klik er met de rechtermuisknop op en kies “Als administrator uitvoeren”.
U zit nu in PowerShell — de prompt begint met “PS”. Plak deze twee regels, de een na de ander. De eerste installeert de Exchange-module, de tweede verbindt u met uw organisatie: er opent een Microsoft-aanmeldvenster.
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement -Scope CurrentUser -Force
Connect-ExchangeOnlineZiet de verbinding maar één postbus terwijl u er vijftig hebt, dan ligt het niet aan u: de rechten die u het account net gaf, doen er soms een half uur over om Exchange te bereiken. Sluit af, drink koffie, begin opnieuw.
De postbussen opsommen die niet mogen ondertekenen
Eén lijst, eenmalig op te stellen: de adressen die nooit een handtekening mogen dragen. Het algemene secretariaat, de scanner op de gang, gedeelde postbussen, technische aliassen. Noteer ze; u voert ze in bij de volgende stap.
- In het Microsoft 365-beheercentrum geven “Actieve gebruikers” en “Gedeelde postbussen” u de volledige lijst. Reken op drie tot vijf adressen in een school.
- Al de rest zal ondertekenen — ook de mensen die volgend jaar aankomen, zonder dat u hier moet terugkomen.
Bij twijfel: laat ondertekenen. Een technische postbus met handtekening is lelijk; een leerkracht zonder handtekening is een probleem dat men u zal melden.
Het telefoonnummer en de functie komen uit de Microsoft 365-fiche van elke persoon. Ze zijn optioneel: een handtekening zonder die gegevens blijft volledig — naam, adres, QR en link naar de kaart. Zie de optionele stap achteraan deze gids.
De regel maken die de berichten ondertekent
Dit is het hart van de operatie, en de enige plek waar u zich kunt vergissen zonder het te merken. Open het Exchange-beheercentrum, dan “Berichtenstroom”, dan “Regels”, en voeg een lege regel toe.
- Geef ze een duidelijke naam, bijvoorbeeld “Handtekening — naam van uw organisatie”.
- Voorwaarde: “De afzender” en dan “is intern/extern”, en kies “Binnen de organisatie”.
- Actie: “Een disclaimer op het bericht toepassen”, en plak het handtekeningblok dat u in stap 4 hebt gedownload.
- Uitzondering 1: “Het onderwerp of de hoofdtekst” en dan “bevat een van deze woorden”, en neem de zin over uit de link in uw handtekening. Zonder die uitzondering herhaalt het blok zich bij elk antwoord in de conversatie.
- Uitzondering 2: “De afzender” en dan “is deze persoon”, en voer de adressen in die u in stap 6 hebt genoteerd.
- Kies bij een invoegfout “Negeren” en niet “Weigeren”: een bericht moet vertrekken, ook als de handtekening mislukt.
- Opslaan en de regel inschakelen. Ze werkt na enkele minuten.
De valstrik van het keuzemenu
Het tweede menu van de actie biedt twee keuzes. Afhankelijk van de taal van uw console kunnen ze bijna gelijk luiden, en slechts één ervan zet de handtekening onderaan het bericht. De andere zet ze helemaal bovenaan, nog vóór uw tekst. Vergelijk met het schema:
Zet de handtekening BOVEN het bericht
Zet de handtekening ONDERAAN, wat u wilt
De opschriften verschillen per taal van de console; in het Frans beginnen beide met hetzelfde werkwoord. De enige geldige controle is een echte verzending: staat de handtekening boven uw tekst, kom dan hierheen terug en neem de andere keuze.
Hoe de afgewerkte regel eruit moet zien
Dat is precies waarom u hier nooit hoeft terug te komen. Een lijst van opgenomenen zou bij elke komst moeten worden aangevuld — en een school verwelkomt wekelijks een vervanger. Een lijst van uitgeslotenen beweegt niet: de technische postbussen van een organisatie zijn in juni dezelfde als in september. Een vervanger die in november begint, ondertekent dus vanaf zijn allereerste bericht, zonder dat iemand Microsoft 365 hoeft aan te raken. U vult enkel zijn fiche in GetQRcard in, zes velden.
Ze voorkomt dubbels. Heeft iemand de handtekening al met de hand in zijn programma gezet, dan staat de zin van de link al in het bericht en voegt de server er geen tweede aan toe. Ze belet ook dat de handtekening zich bij elk antwoord in dezelfde reeks herhaalt: vanaf het eerste antwoord staat de zin in de geciteerde tekst.
Test de regel niet door uzelf een bericht te sturen: het bericht verlaat de organisatie niet en het resultaat zegt niets. Stuur naar een extern adres.
Nagaan of alles werkt
Drie controles, in deze volgorde. Ze kosten twee minuten en besparen u dat een collega u een probleem meldt.
- Schrijf vanuit Outlook op het web naar een extern Gmail-adres. Zet één woord vet in het bericht: zo wordt het als opgemaakte post verstuurd.
- Open het ontvangen bericht. De handtekening moet onderaan staan, het logo en de QR-code zichtbaar, naam en functie juist.
- Antwoord op dat bericht. De handtekening mag geen tweede keer verschijnen.
Oogt de QR-code stuk in Mail op de Mac terwijl hij in Gmail wél verschijnt, dan ligt het niet aan uw installatie: dat programma onthoudt lang de afbeeldingen die het bij een eerdere poging niet kon laden. Vertrouw op Gmail.
Uw collega’s verwittigen
Stuur iedereen een kort bericht: de handtekening komt er vanzelf bij, niemand hoeft iets te installeren, en wie er al een had, wist die gewoon. Zeg ook wat er op de fiche staat — naam, functie, gegevens van de organisatie — en bied wie dat verkiest aan er niet op te staan. Wie het recht krijgt te weigeren, weigert vrijwel nooit.
Er is maar één instelling die u misschien moet vragen: op een pc, in Outlook, nagaan of berichten in HTML-opmaak worden opgesteld. Op een telefoon valt er niets te doen.
Wie in de loop van het jaar begint
Neem uw aangevulde tabel, voeg de rij van de nieuwkomer toe en importeer opnieuw. U krijgt een bijgewerkt script; voer het uit. De regel zelf blijft ongemoeid: de persoon begint te ondertekenen omdat zijn veld net is ingevuld. Reken op drie minuten.
De zes valstrikken, en hoe u ze herkent
Elk van deze gevallen heeft ons tijd gekost bij een echte uitrol. Ze staan in geen enkele officiële documentatie. Loopt er iets mis, begin dan bij deze lijst.
Het is het tweede menu van de actie, waarvan de twee keuzes bijna gelijk luiden. Ga terug naar stap 7 en neem de andere.
Het bericht is als gewone tekst verstuurd, vaak vanaf een iPhone wanneer geen enkel woord is opgemaakt. De server plet de handtekening dan. Vraag om één vet woord in uw tests, en verwittig collega’s die Outlook op pc gebruiken.
Dat komt van afbeeldingen met een lege alternatieve tekst. Het blok dat hier wordt geleverd, heeft dat gebrek niet; hebt u de code met de hand gewijzigd, zet dan in elk alt-attribuut opnieuw een spatie.
Exchange Online verbiedt dat veld te schrijven en verwijst naar een andere console. Daarom loopt het nummer via een vrij veld. Probeer het niet te forceren.
De rechten die aan het account zijn gegeven, doen er soms tientallen minuten over om Exchange te bereiken. Er valt niets te herstellen: wacht en verbind opnieuw.
Het programma heeft een eerdere laadfout onthouden. Kijk in Gmail: is de afbeelding daar correct, dan valt er niets te herstellen.
Maak de reeks van uw organisatie aan
De invoer, de kaartjes, de contactfiches en de drie uitrolbestanden zijn inbegrepen. Belgische vzw als uitgever, factuur op uw naam, gegevens nooit doorverkocht.