让机构的每一封邮件都带上签名，无需麻烦任何人
同事们会忘记设置签名，换手机时把它弄丢，或者一直沿用三年前的旧版本。本页说明如何在服务器端一次性把它装好：每一封邮件发出时都带着标志和二维码，而没有任何人需要动手。
同事邮件底部将会出现的内容
整个机构使用同一款签名，只有姓名和职务因人而异。二维码指向一张可在线修改的名片：号码变了，名片随之更新，已经发出的邮件依然准确。
这个示例是真实的签名，而不是图片。上方的二维码可以扫描，请试试看。
| 椴 | Camille Dubois 教师 · 椴树学校 | GetQRcard |
04 222 16 20
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camille.dubois@exemple.be
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exemple.be
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开始之前需要准备什么
管理 Microsoft 365 邮箱的那个账号。如果不确定是否拥有，可以尝试打开 admin.microsoft.com：页面能正常显示，就说明有。
一份 Excel、Numbers 或 LibreOffice 表格，包含每个人的姓名、职务和工作邮箱地址。仅此而已。
Mac 或 PC 都可以。只需要运行一条命令，而且下文会逐字给出。
第一次请留出充裕时间。第二个机构只需五分钟。
准备员工表格
打开表格软件，每人一行，最上方保留一行标题。列的顺序可以随意，大小写和重音也无所谓：系统会自动识别。
| 列 | 填写内容 |
|---|---|
groupe |
部门或校区，若有多个则填写。可选。 |
civilite |
女士、先生。如需要，可用于职务称谓的性别一致。可选。 |
prenom |
名字，按希望显示的写法填写。 |
nom |
姓氏。必填。 |
fonction |
教师、校长、行政、财务。 |
email |
工作邮箱地址，即 Microsoft 365 邮箱的地址。必填。 |
telephone |
总机号码，而不是个人号码。通常所有人相同。 |
随后将文件保存为 CSV 格式。在 Excel 中：文件，另存为，选择「CSV UTF-8」。分隔符和编码会自动识别，无需设置。
只填写工作信息：总机号码、学校地址、机构网站。不要填私人号码，不要填住址。正是这一点让整件事对所有人都可以接受，也省去了逐行商量的麻烦。
同一个邮箱地址只能出现一次。若两人共用一个邮箱，他们也共用同一款签名：请决定署名者是谁。重复项会在校对阶段被拒绝，并指出原始行号。
把表格导入 GetQRcard
注册账号，打开「批次」和「导入机构」。上传表格文件和机构标志。
- 此时尚未创建任何内容：下一个页面会逐行显示系统读取到的结果，以及被排除的行及其原因。
- 请认真阅读该页面。这是唯一一个修改错误而不产生后果的时刻。
- 确认之后：有多少行，就生成多少张名片、联系页和签名。
透明背景的 PNG 比白底 JPEG 效果更好，尤其对使用深色模式阅读邮件的同事而言。
一次设定外观，全员适用
在校对页面上，您可以选择版式、颜色、标志尺寸和二维码尺寸。预览会以表格第一行的数据实时更新：您看到的，就是收件人收到的。该设置适用于整批名片，不必重复四十次。
请使用标志的颜色。系统会自动检验：颜色过浅的二维码在弱光下将无法扫描，而系统会在生成名片之前提醒您，而不是之后。
取回三个文件
名片生成后，机构页面会提供一个包含三个文件的压缩包。请下载并保存：每次人员替换时都会再次用到。
补全后的表格：您原来的文件，外加每个人的短代码和名片地址。它是连接 GetQRcard 与 Microsoft 365 的枢纽，请务必保存。
脚本：一个文本文件，把每个人的短代码写入其 Exchange 邮箱。想核对内容可用编辑器打开：它只做这件事，每人一行。
签名代码块：粘贴到 Microsoft 365 的 HTML 代码。所有人共用一款签名，其中的占位符会在邮件发出时由服务器替换为各人的信息。
三个文件缺一不可。签名代码块要读取脚本写入的短代码；没有脚本，所有人的二维码都会缺失。
可选 —— 在签名中显示电话和职务
这一步可以跳过。即使不做，签名中也已包含姓名、邮箱、二维码和名片链接，该有的都有。这一步只是补上电话号码和职务，而且是整个部署中唯一需要用到命令行的一步。
在 Mac 上
打开「终端」应用，粘贴这一行并按回车。它会安装 macOS 的软件管理器 Homebrew，并要求输入您的登录密码。
/bin/bash -c "$(curl -fsSL https://raw.githubusercontent.com/Homebrew/install/HEAD/install.sh)"然后是这一行，用于安装 PowerShell：
brew install powershell/tap/powershell⚠️ 接着输入这一行来「启动」PowerShell。在 Mac 上，PowerShell 不是可以从启动台打开的应用程序：只要还停留在普通终端里，下面两条命令都会提示「command not found」。您的提示符应当改变，并以「PS」开头。
pwsh在 PC 上
PowerShell 已预装。在开始菜单中搜索「PowerShell」，右键点击并选择「以管理员身份运行」。
您现在已进入 PowerShell——提示符以「PS」开头。请依次粘贴这两行。第一行安装 Exchange 模块，第二行将您连接到您的机构：会弹出 Microsoft 登录窗口。
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement -Scope CurrentUser -Force
Connect-ExchangeOnline如果连接后只看到一个邮箱，而您实际有五十个，这并非您的操作失误：刚刚授予该账号的权限有时需要半小时才能同步到 Exchange。关掉它，喝杯咖啡，再来一次。
列出不应带签名的邮箱
只需列一份清单，且只列一次：那些绝不应带签名的地址。通用办公邮箱、走廊里的扫描仪、共享邮箱、技术别名。先记下来，下一步会用到。
- 在 Microsoft 365 管理中心，「活跃用户」和「共享邮箱」会给出完整清单。一所学校通常有三到五个这样的地址。
- 其余所有邮箱都会带签名——包括明年才入职的人员，您无需再回到这里。
拿不准时，就让它带签名。技术邮箱带上签名只是不好看；老师没有签名，则会有人来找您。
电话和职务来自每个人的 Microsoft 365 资料。它们是可选的：没有这两项，签名依然完整——姓名、邮箱、二维码和名片链接俱在。参见本指南末尾的可选步骤。
创建为邮件添加签名的规则
这是整个部署的核心，也是唯一一个可能出错而不自知的环节。打开 Exchange 管理中心，依次进入「邮件流」和「规则」，新建一条空白规则。
- 取一个清楚的名称，例如「签名 — 您的机构名称」。
- 条件：选择「发件人」，然后选择「是内部/外部」，并选中「组织内部」。
- 操作：选择「对邮件应用免责声明」，然后粘贴第 4 步下载的签名代码块。
- 例外 1：选择「主题或正文」，然后选择「包含以下任一词语」，并抄入签名中那条链接的文字。没有这条例外，回复往来时签名会不断重复。
- 例外 2：选择「发件人」，然后选择「是这些人」，并填入第 6 步记下的地址。
- 若插入失败，请选择「忽略」而非「拒绝」：即使签名失败，邮件也必须发得出去。
- 保存并启用规则。数分钟后即会生效。
下拉菜单中的陷阱
该操作的第二个下拉菜单有两个选项。在某些语言的控制台中，两者的措辞几乎相同，而只有其中一个会把签名放在邮件底部。另一个会把它放在最上方，甚至在您的正文之前。请对照下图：
会把签名放在正文「上方」
会把签名放在「底部」，这才是您要的
不同语言控制台的措辞各异，法语版两个选项甚至以同一个动词开头。唯一可靠的验证方式是真实发信：如果签名出现在正文上方，请回到这里改选另一项。
规则设置完成后应有的样子
正是这一点让您再也不必回到这里。包含名单每来一个人就得补一次——而学校几乎每周都有代课老师。排除名单则不会变动：一个机构的技术邮箱，六月和九月是同一批。十一月入职的代课老师，从第一封邮件起就带签名，无需任何人去动 Microsoft 365。您只需在 GetQRcard 里填写他的资料，六个字段而已。
它可以避免重复。如果有人已经在自己的邮件软件里手动装了签名，链接的那句话已经出现在正文中，服务器就不会再加一份。它同时防止签名在同一邮件往来中反复叠加：从第一次回复起，那句话就已经存在于引用文本里。
不要给自己发信来测试规则：邮件没有离开机构，结果不具代表性。请发往一个外部地址。
验证一切正常
三项检查，按此顺序进行。只需两分钟，可以避免由同事来告诉您出了问题。
- 在网页版 Outlook 中，写信给一个外部 Gmail 地址。在正文里把某个词设为粗体：这会强制以带格式的方式发送。
- 打开收到的邮件。签名应在底部，标志和二维码正常显示，姓名和职务无误。
- 回复这封邮件。签名不应第二次出现。
如果二维码在 Mac 的「邮件」中显示为损坏，而在 Gmail 中正常，这不是您的部署问题：该软件会长时间记住此前加载失败的图片。请以 Gmail 为准。
通知同事
给所有人发一封简短的邮件：签名会自动添加，谁都不需要安装任何东西，原来有旧签名的删掉即可。同时说明名片上会出现什么内容——姓名、职务、机构联系方式——并允许不愿出现的人提出退出。一个被赋予拒绝权利的人，几乎从不真的拒绝。
可能需要请同事做的设置只有一项：在 PC 的 Outlook 中，确认邮件以 HTML 格式撰写。手机上无需任何操作。
学年中途入职的人
取出补全后的表格，加上新同事那一行，重新导入。您会得到一份更新后的脚本，运行它即可。规则本身无需改动：那个人开始带签名，是因为他的字段刚刚被填上。大约三分钟。
六个陷阱，以及如何识别
以下每一种情况都曾在真实部署中耗费我们的时间，而且没有出现在任何官方文档里。一旦出现异常，请先从这份清单查起。
问题出在操作的第二个下拉菜单，它的两个选项措辞几乎一样。回到第 7 步，改选另一个。
邮件是以纯文本发送的，常见于 iPhone 上正文没有任何格式的情况，服务器于是把签名压平。测试时请加一个粗体词，并提醒使用 PC 版 Outlook 的同事。
这源于替代文本为空的图片。本站提供的代码块没有这个缺陷；若您手工改过代码，请在每个 alt 属性中重新填入一个空格。
Exchange Online 禁止写入该字段，并要求改用另一个控制台。这正是号码改用自定义字段的原因。不要试图强行写入。
授予账号的权限有时需要几十分钟才能同步到 Exchange。无需修改任何设置：等待后重新连接即可。
该软件记住了此前的一次加载失败。请在 Gmail 中查看：若图片正常，就没有什么需要修复。